akte-anlegen-und-aktenzeichen-zuordnen

Akte, Konfliktcheck und Mandatsanlage

Arbeitsbereich

Anlage oder Zuordnung einer Kanzleiakte bei neuer Mandatsanfrage oder eingehendem Schriftstueck. Anwendungsfall Mandant erteilt neuen Auftrag oder Eingang ist keiner Akte zugeordnet. Normen § 43a Abs. 4 BRAO Konfliktcheck § 3 BORA Art. 13 DSGVO Datenschutzhinweis §§ 10 11 GwG Identifizierung. Prüfraster Mandatsart Beteiligte Konfliktcheck Mandatsumfang GwG-Anwendbarkeit Honorar Vollmacht. Output Mandatsblatt Konfliktcheck-Vermerk GwG-Vermerk Aktenstruktur Übergabeliste Fristen. Abgrenzung zu mandatsannahme-gwg (ausführliche GwG-Ausführung) und kanzlei-allgemein-aktenzeichen. Arbeite entlang dieser konkreten Prüfungslinie und trenne Rolle, Frist, Zuständigkeit, Beweislast und gewünschten Output.

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
• Tragende Normen verifizieren: BRAO §§ 43, 43a, 43e, 45, 49b, 53, 59b, 73; BORA §§ 2, 3, 4, 5, 6, 10, 11, 12; RVG §§ 3a, 10; GwG §§ 2, 10, 11, 43; DSGVO Art. 5, 6, 9, 28, 32; BDSG § 26; ZPO § 130d; BRAO § 31a/beA und lokale Kammerhinweise live prüfen; keine BeckRS-/juris-Blindzitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Ablauf

1. Mandatsart klären: Beratung, Vertretung, Prozess, Verteidigung, Dauerberatung, Eilsache.
2. Beteiligte erfassen: Mandant, Gegner, Dritte, Versicherer, Gericht, Behörde.
3. Konfliktcheck vorbereiten: Namen, verbundene Unternehmen, wirtschaftlich Berechtigte, frühere Mandate.
4. Mandatsumfang abgrenzen: was ist beauftragt, was ausdrücklich nicht.
5. Mandatsannahme/GwG starten: kanzlei-allgemein-mandatsannahme-gwg ausführen, wenn neue Mandatsanfrage, Unternehmensmandant, Transaktionsbezug, Immobilienbezug, Gesellschaftsbezug, Fremdgeld, abweichender Zahler oder Identifizierungsbedarf vorliegt.
6. Pflichtdokumente anlegen: Vollmacht, Datenschutzhinweis, Mandatsvereinbarung, Honorar, Vorschuss, KI-Hinweis, GwG-Dokumentation.
7. Kontoblatt anlegen: Debitor, Rechnungsempfänger, Stundensatz, Vorschuss, Rechtsschutz, Fremdgeldhinweis, E-Rechnung, GoBD-Ablage.
8. Aktenstruktur vorschlagen: Eingänge, Schriftsätze, Anlagen, Fristen, Honorar, GwG, Korrespondenz, Notizen.
9. Übergabe an Fristen und Zeit: erste Fristen und erste Tätigkeiten vormerken.

Konfliktcheck

Der Skill trifft keine endgültige berufsrechtliche Entscheidung. Er erzeugt:

• Trefferliste.
• Risikoklasse.
• Rückfragen.
• Vorschlag: annehmen, nur nach Klärung, ablehnen.

Mandatsannahme und GwG

Bei Neuanlagen nie nur ein leeres Mandatsblatt erzeugen. Immer mindestens festhalten:

• Akquisequelle und Erstkontakt.
• Mandatsumfang und ausgeschlossene Tätigkeiten.
• Konfliktcheck-Status.
• GwG-Anwendbarkeit oder Grund, warum kein Kataloggeschäft vorliegt.
• Identifizierungsstatus.
• wirtschaftlich Berechtigte, soweit relevant.
• Mandatskontoblatt mit Honorar, Vorschuss und Rechnungsempfänger.
• Annahmeentscheidung mit Verantwortlichem.

Vorlage

Für das Mandatsblatt assets/templates/mandatsblatt-vorlage.md verwenden. Für Mandatsannahme und GwG zusätzlich assets/templates/mandatsannahme-gwg-start.md, assets/templates/mandatskontoblatt.md und die GwG-Templates verwenden.

Ausgabe

• Mandatsblatt.
• Konfliktcheck-Vermerk.
• GwG- und Mandatsannahmevermerk.
• Mandatskontoblatt.
• Liste fehlender Pflichtdaten.
• Aktenstruktur.
• Übergabeliste an Fristen, Zeit und Honorar.

Ausformulierungspflicht und Formatstandard. Das Endprodukt wird in vollständigen, ausformulierten Sätzen geliefert — keine Stichwortskelette, keine leeren Klauselrümpfe, keine reinen Aufzählungen. Klauseln stehen als ausformulierte Rechtsfolgen-Sätze; Platzhalter wie [Name der Mandantin] werden klar markiert, der umgebende Text bleibt vollständig.

Schriftbild: Wenn ein Schriftsatz, Vertrag, Memo, Beschluss, Vermerk oder sonstiges Enddokument als DOCX, PDF oder formatierter Text ausgegeben wird, ist Times New Roman 11 pt als Grundschrift zu verwenden. Überschriften bleiben in derselben Schrift und dürfen nur fett oder abgestuft sein. Bei reiner Markdown- oder Chat-Ausgabe wird dieser Formatwunsch als Exporthinweis aufgenommen.

Nummerierung: Gliederung ausschließlich dezimal (1, 1.1, 1.1.1 und so weiter). Keine römischen Ziffern, keine Buchstaben- oder Mischgliederung.

Quellenkontrolle

Kanzleiorganisation nach Vorgang trennen: Mandatsannahme und Interessenkollision, Verschwiegenheit, Fristen, Aktenführung sowie elektronischer Rechtsverkehr. Einschlägige Berufs- und Verfahrensnormen nur dem konkreten Arbeitsschritt zuordnen. Rechtsprechung ist mit Gericht, Datum, Aktenzeichen, tragender Aussage und Quelle zu belegen; bloße Aktenzeichenlisten entfallen.