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Spezial: Compliance – Mandantenkommunikation und Entscheidungsvorlage

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
• Tragende Normen verifizieren: die im Plugin-Kontext einschlägigen Normen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, eur-lex.europa.eu und die amtlichen Bundes-/Landesportale live prüfen — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Zweck und Mandatsbezug

Behandelt die strukturierte Mandantenkommunikation und Erstellung von Entscheidungsvorlagen in IP- und Wettbewerbsschutzverfahren. Eine professionelle Entscheidungsvorlage gibt dem Mandanten alle relevanten Informationen – Handlungsoptionen, Risiken, Kosten, Fristen – und ermöglicht eine fundierte, dokumentierte Entscheidung.

Mandatsbezug: Mandant erhält Abmahnung und fragt: Was soll ich tun? Mandant will Marke anmelden und fragt: Was kostet das und was riskiere ich? Rechtsabteilung muss dem Vorstand eine Entscheidungsvorlage zu einer IP-Klagestrategie präsentieren.

Grundprinzipien der Entscheidungsvorlage

Prinzip 1 – Fakten vor Wertung

• Zuerst gesicherte Fakten: Was steht fest (Schutzrecht, Verletzung, Fristen)?
• Dann Wertung: Was ist wahrscheinlich, was unklar?
• Trenne: gesicherte Rechtsaussage vs. Prognose vs. Annahme.

Prinzip 2 – Optionen vollständig darstellen

• Nie nur eine Option präsentieren.
• Mindestens: Option A (aktiv), Option B (passiv/abwartend), Option C (verhandeln).
• Jede Option mit Kosten, Risiken, Zeitaufwand und voraussichtlichem Ergebnis.

Prinzip 3 – Kosten explizit machen

• Anwaltskosten, Gerichtskosten, Kostenrisiko bei Verlust.
• Eigene Kosten vs. Kostenerstattung bei Obsiegen.
• Keine Überraschungen: Mandant muss vor Entscheidung alle Kosten kennen.

Prinzip 4 – Frist sichtbar machen

• Die wichtigste Frist immer in der Vorlage hervorheben.
• Was passiert, wenn Frist versäumt wird?
• Wann muss der Mandant entscheiden?

Prinzip 5 – Empfehlung geben

• Anwalt gibt eine Empfehlung; Mandant entscheidet.
• Empfehlung begründen: Warum diese Option?
• Bei Risikoungewissheit: Empfehlung mit Vorbehalt.

Strukturvorlage: Entscheidungsvorlage IP-Verfahren

ENTSCHEIDUNGSVORLAGE
[Mandant] | [Verfahrensbezeichnung] | [Datum]
Erstellt von: [Anwalt] | Vorlage bis: [Datum/Frist]

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1. SITUATION

Worum geht es:
[Ein Satz: Kern des Problems]

Gesicherte Fakten:
- [Fakt 1: z.B. Markenanmeldung der Gegenseite liegt vor]
- [Fakt 2: z.B. Verletzungshandlung durch Screenshot belegt]

Offene Punkte:
- [Was noch ungeklärt ist]

Kritische Frist: [Datum + was passiert bei Versäumnis]

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2. HANDLUNGSOPTIONEN

Option A – [Bezeichnung, z.B. „Abmahnung versenden"]
- Vorgehen: [Kurzbeschreibung]
- Kosten: [Anwaltsgebühren, ggf. Gerichtskosten]
- Risiko: [Was kann schiefgehen]
- Ergebnis bei Erfolg: [Was wird erreicht]
- Ergebnis bei Misserfolg: [Was droht]
- Zeitaufwand: [Realistisch]

Option B – [Bezeichnung, z.B. „Abwarten und beobachten"]
- Vorgehen: [Kurzbeschreibung]
- Kosten: [Gering / keine Anwaltskosten]
- Risiko: [z.B. Verletzung setzt sich fort; Dringlichkeit für EV schwindet]
- Ergebnis: [Verletzung bleibt; kein Recht durchgesetzt]

Option C – [Bezeichnung, z.B. „Direkt verhandeln"]
- Vorgehen: [Kurzbeschreibung]
- Kosten: [Gering]
- Risiko: [Gegenseite lehnt ab; Zeitverlust]
- Ergebnis bei Einigung: [Lizenz, Unterlassung, Vergleich]

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3. EMPFEHLUNG

Wir empfehlen Option [A/B/C], weil:
[Begründung in 3–5 Sätzen]

Vorbehalt: [Wenn weitere Informationen benötigt werden]

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4. ENTSCHEIDUNG DES MANDANTEN

□ Option A – [Bezeichnung]
□ Option B – [Bezeichnung]
□ Option C – [Bezeichnung]
□ Weitere Informationen erforderlich (dann: ________________)

Datum: _______________ Unterschrift: _______________

Typische IP-Szenarien mit Entscheidungsstruktur

Szenario 1: Abmahnung empfangen

Szenario 2: EV beantragen

Szenario 3: Markenanmeldung

Dokumentation der Mandantenentscheidung

• Entscheidungsvorlage mit Datum und Unterschrift des Mandanten in Akte.
• Bei mündlicher Entscheidung: Kurze E-Mail-Bestätigung einholen.
• Begründung der Entscheidung vermerken (wichtig für spätere Haftungsfragen).
• Folgeauftrag an Anwalt klar formulieren: Was soll als nächstes geschehen?

Kommunikationstipps

• Sprache: Mandantenfreundlich; keine Fachbegriffe ohne Erklärung.
• Länge: Entscheidungsvorlage maximal 2–3 Seiten; Anlagen für Details.
• Ton: Sachlich, nicht alarmistisch; Risiken klar, aber ohne unnötige Panikmache.
• Timing: Entscheidungsvorlage immer mit Frist versehen; Mandant braucht Zeitdruck.

Anschluss-Skills

• workflow-mandantenkommunikation – Mandantenkommunikation Workflow
• spezial-gewerblicher-erstpruefung-und-mandatsziel – Erstprüfung und Zieldefinition
• workflow-output-waehlen – Richtiges Outputformat wählen
• spezial-fristen-abschlussprodukt-und-uebergabe – Fristenverwaltung